L’importanza del controllo: dallo sport all’azienda

Realtà e (auto)controllo in retroazione

Moltissimi elementi del mondo reale evolvono nel tempo sulla base di un principio fisico-ingegneristico chiamato controllo in retroazione, rappresentato in figura sotto.

Per spiegare in pratica come questo funziona partiamo da qualcosa che usiamo nel quotidiano, il fornello per cuocere i cibi. Se poniamo una pentola con dell’acqua sopra un fornello a gas, come quelli tipicamente presenti nelle nostre cucine di casa, appare evidente che la velocità con cui l’acqua arriva a bollire è proporzionale alla intensità della fiamma, che a sua volta è proporzionale al flusso del gas, controllato dalla manopola apposita. Meno evidente dal punto di vista visivo, ma analogo, è il funzionamento di un fornello elettrico o a induzione, nel cui caso la manopola comanda la potenza elettrica fatta passare alla piastra o all’induttore. Dal momento in cui l’ebollizione comincia, la forza dell’ebollizione stessa (ossia il numero e le dimensioni delle bolle, e quindi la quantità di acqua che evapora nella unità di tempo) è proporzionale alla intensità della fiamma.

In funzione del tempo in cui vogliamo che l’ebollizione duri noi decidiamo la potenza della fiamma, attraverso il nostro intervento di regolazione sulla manopola. In altri termini, se l’acqua bolle troppo forte abbassiamo la fiamma, ossia ne riduciamo l’intensità, mentre se l’acqua bolle troppo piano alziamo la fiamma, ossia ne aumentiamo l’intensità. Quindi stiamo applicando un controllo in retroazione negativa, ossia, per mantenere la forza della ebollizione sotto controllo e nell’intervallo voluto, applichiamo un ingresso di controllo di segno opposto rispetto alla grandezza di uscita: se l’ebollizione è troppo intensa applichiamo un comando negativo (l’abbassamento della fiamma) e se è poco intensa applichiamo un comando positivo (l’innalzamento della fiamma).

Da moltissimo tempo esistono anche strumenti automatici per fare questo. Solo a titolo di esempio, i termostati che controllano i nostri scaldabagni, le nostre caldaie ecc…

In modo analogo, pensiamo al praticante di yoga che deve mantenere una posizione nel tempo rimanendo in equilibrio. Ciò che sembra una posizione statica è in realtà il risultato di tanti micromovimenti del corpo, coordinati dal cervello, aventi lo scopo di mantenere nel tempo la posizione in apparenza statica.

La necessità di equilibrio dinamico diventa ancora più evidente quando stiamo andando in bicicletta, magari senza mani, o in monociclo. Mantenendo una certa velocità e compensando le spinte con opportuni movimenti nel corpo, la cui coordinazione dobbiamo avere imparato quando abbiamo appreso ad andare in bicicletta, siamo in grado di avanzare e rimanere in equilibrio verticale.

Il principio del controllo

Cosa possiamo estrarre da queste diverse applicazioni? Quali sono gli elementi del sistema?

In tutti i casi precedenti abbiamo

• un insieme di grandezze controllate
  • intensità della fiamma nel primo caso,
  • posizione delle varie parti del corpo e del corpo nel suo insieme nel caso dello yoga,
  • lo stesso nel caso della bicicletta, cui si aggiunge anche la velocità di avanzamento nello spazio
• un insieme di parametri misurabili attraverso i sensi che, appunto, “misurano” le grandezze controllate
  • velocità di ebollizione dell’acqua nella pentola nel primo caso
  • registrazione della posizione del corpo nello spazio da parte dei sensori nei muscoli e nelle ossa (il cosiddetto sistema propriocettivo), immagini percepite attraverso la vista e rilevamento dell’orientamento rispetto alla forza di gravità registrato dal sensore di equilibrio posto nell’orecchio interno nel caso dello yoga
  • tutte le grandezze del caso precedente che, nel caso della bicicletta, contengono anche l’informazione della velocità di spostamento nello spazio del ciclista
• Un sistema di controllo che,
  • interpreta valori istantanei percepiti sensorialmente riconoscendo la situazione istantanea espressa dalla loro configurazione
  • valuta quanto la situazione istantanea sia “distante” da quanto dovrebbe essere in funzione dell’obiettivo
    • nel caso della fiamma quanto sta bollendo forte l’acqua rispetto alle attese, ovvero, nel caso del termostato, quale è la temperatura dell’acqua
    • nel caso dello yoga quanto siamo vicini/distanti dalla posizione voluta (di apparente equilibrio statico)
    • nel caso della bicicletta quanto siamo vicini/distanti dall’equilibrio (in pratica quanto siamo inclinati) e che velocità stiamo tenendo
  • in funzione della distanza dalla posizione che dovrebbe essere applica i correttivi
    • alza-abbassa la fiamma
    • compie movimenti minimi di varie parti del corpo per mantenere l’equilibrio
    • lo stesso di prima e in più applica una forza maggiore o minore nella spinta sui pedali.

Per cui, per mantenere il percorso verso l’obiettivo sono necessari

• Misurazioni ben tarate delle grandezze che descrivono lo stato corrente
• Capacità di interpretare tali grandezze e di compararle a quelle dei momenti precedenti e alla situazione circostante (ad esempio, se mentre corriamo in bicicletta c’è vento dalle spalle, il nostro agire sarà molto diverso dalla situazione in cui il vento ci investe su un fianco)
• Capacità di riconoscere una situazione ed una tendenza in atto (ad esempio, piove, c’è fango…)
• Capacità di calcolare le azioni da svolgere per mantenere la situazione verso l’obiettivo
• Capacità di applicare tali opportune azioni correttive.

Applicazione all’azienda

Quanto visto sopra, nel contesto aziendale, viene applicato sia

• Nella gestione di progetti, e quindi di situazioni di cambiamento che hanno un obiettivo unico, che dovrebbe essere ben definito a priori
• Nella gestione dei processi, ossia le attività ripetitive che dovrebbero svolgersi producendo sempre lo stesso risultato (ossia generazione del prodotto o servizio che l’azienda vende e da cui trae i propri ricavi).

Ma, se ora prendiamo l’azienda nel suo insieme e compariamo il sistema-azienda al sistema-ciclista+bicicletta, cosa possiamo rilevare?

• L’azienda ha una meta, come il cliclista, ma le circostanze al contorno, in un mondo VUCAniano come il nostro corrente, cambiano rapidamente, come le condizioni meteo in una irrequieta giornata di primavera.
• Il ciclista “conosce” il suo corpo ed il suo mezzo, ha l’obiettivo di partecipare e possibilmente vincere la gara.
• L’azienda conosce sé stessa? Ha le misurazioni di grandezze opportune che descrivono quali sue parti performano meglio e quali invece dovrebbero migliorare le proprie performance? Tiene traccia di tendenze che possono indicare il passaggio verso situazioni non volute che è importante riconoscere e correggere a priori?
• Gli obiettivi che l’azienda si pone sono realistici? Possono essere ottenuti anche nella situazione che l’azienda sta vivendo e con le tendenze di cambiamento che stanno emergendo nel contesto ove l’azienda opera?
• Ci possono essere molti altri ciclisti, ossia i concorrenti, e nei rifornimenti non c’è acqua per tutti.
• Una volta definito il cambiamento necessario, l’azienda ha le risorse per attuarlo? Nel caso non le abbia, la direzione dell’azienda sa come ottenerle?

L’azienda oggi non può applicare il controllo semplicemente per rimanere ferma, ma deve evolvere in modo dinamico, adattandosi alle circostanze per sopravvivere e prosperare.

Tutto ciò si traduce nella necessità per l’azienda di attuare un controllo di gestione opportuno, sia al livello strategico, in cui prendere le decisioni più importanti per la vita futura dell’azienda stessa, sia al livello tattico, in cui decidere come tradurre queste decisioni in azioni concrete, sia al livello operativo, in cui attuare tali azioni.

Questa necessità è anche specificata da leggi, come il Codice della Crisi (d.lvo 14/2019, la cui entrata in vigore è stata rinviata al settembre 2021), la stessa legge 231/2001 sulla responsabilità civile e penale d’impresa.

In sostanza quindi l’azienda oggi, sia per obblighi legali, ai quali deve rendersi conforme, sia per sua necessità di sopravvivenza e progresso, deve attuare un efficiente controllo di gestione, basato su misurazioni adeguate ed una analisi della situazione svolta con gli strumenti informatici oggi disponibili, potendo così trarre dai dati le informazioni necessarie per prendere decisioni importanti con saggezza.

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